Programa de gestión de despachos de abogados gratis: qué cubre, límites y requisitos legales

Respuesta rápida: un programa de gestión de despacho de abogados gratis puede servir para empezar si cubre lo básico: expedientes, agenda y plazos, clientes y documentos. El límite no lo pone el precio, sino lo que la ley no permite saltarse: un encargado del tratamiento con contrato (art. 28 RGPD), seguridad con capacidad de restaurar los datos (art. 32 RGPD), secreto profesional (art. 16 LO 5/2024) y conservación ordenada de la documentación.

Muchos despachos pequeños funcionan con hoja de cálculo, calendario, carpetas en la nube y correo. Funciona hasta que un plazo se pierde entre dos herramientas o un cliente pide su expediente completo y hay que reconstruirlo. Si buscas solo un CRM para consultas y clientes, lo tratamos en los mejores CRM para abogados y en CRM gratis para abogados. No es asesoramiento jurídico.

¿Qué debe cubrir un programa de gestión de despacho de abogados?

Un programa de gestión de despacho debe reunir seis bloques: expedientes, agenda y plazos, clientes, documentos, tiempos dedicados y comunicaciones con los órganos judiciales. Lo decisivo no es el número de funciones, sino que cada dato esté vinculado a su expediente y que cualquier abogado del despacho pueda encontrarlo sin preguntar.

Si empiezas, prioriza plazos, expedientes y documentos.

¿Qué se puede resolver gratis o casi gratis?

Gratis se resuelve buena parte de la organización: una hoja de cálculo como índice de expedientes, un calendario compartido para plazos y señalamientos, carpetas por expediente y plantillas de escritos. También hay herramientas gratuitas para tareas concretas, como calcular un plazo procesal o anonimizar un documento antes de usar una IA.

Un montaje gratuito razonable para un abogado independiente:

1. Índice de expedientes en una hoja de cálculo: número interno, cliente, contrario, órgano, procedimiento, fase, próximo vencimiento y responsable.
2. Carpetas con el mismo número interno y subcarpetas fijas (encargo, escritos, notificaciones, pruebas, comunicaciones).
3. Calendario con cada plazo titulado con el número de expediente y un aviso previo.
4. Cálculo de plazos con una herramienta que excluya los días inhábiles, anotando el resultado en el expediente.

La calculadora de plazos procesales de Amara es gratuita, no pide registro y calcula en el navegador el último día del plazo en días hábiles, con agosto, del 24 de diciembre al 6 de enero, festivos nacionales y autonómicos de 2026 y 2027, notificaciones por LexNET y día de gracia hasta las 15:00. No decide si una actuación es urgente ni tiene en cuenta suspensiones o interrupciones. Reglas y ejemplos en cómo calcular plazos procesales paso a paso.

¿Dónde están los límites de una solución gratuita?

Los límites aparecen al crecer: herramientas sin conexión obligan a copiar datos a mano, no queda registro de quién cambió qué, los permisos son de todo o nada y los avisos dependen de que alguien apunte bien cada plazo. Además, muchas versiones gratuitas de servicios generales no ofrecen contrato de encargado del tratamiento ni informan de dónde se guardan los datos.

• Duplicidad. El mismo plazo puede figurar con fechas distintas en el calendario, la hoja de cálculo y un correo.
• Permisos. Compartir una carpeta suele dar acceso a todo, cuando el secreto profesional aconseja que cada uno vea solo lo que necesita.

¿Qué exige el RGPD a cualquier programa que use el despacho?

El RGPD no distingue entre programas gratuitos y de pago. Si el proveedor trata datos de tus clientes por tu cuenta, es encargado del tratamiento: debe ofrecer garantías suficientes (art. 28.1) y el tratamiento se rige por un contrato que fije objeto, duración, naturaleza y finalidad (art. 28.3). Además, debes aplicar medidas de seguridad adecuadas al riesgo (art. 32).

• Contrato de encargado firmado o aceptado antes de subir datos de clientes.
• Ubicación de los datos. Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo deben cumplir el capítulo V del RGPD (art. 44 y siguientes).
• Seguridad. El art. 32.1 cita la seudonimización y el cifrado, la confidencialidad e integridad de los sistemas, la capacidad de restaurar los datos «de forma rápida en caso de incidente físico o técnico» y la verificación periódica de las medidas.
• Brechas. Se notifican a la autoridad de control sin dilación indebida y, de ser posible, en 72 horas (art. 33.1), salvo que sea improbable que supongan un riesgo.
• Registro de actividades. El art. 30.5 exime a las organizaciones de menos de 250 personas, salvo que el tratamiento no sea ocasional, entrañe riesgo o incluya categorías especiales de datos o datos penales. En un despacho, lo prudente es tenerlo.

Antes de pegar un documento de un cliente en una IA general, puedes eliminar los datos identificativos con la herramienta gratuita para anonimizar documentos, que funciona en el navegador.

¿Cómo afecta el secreto profesional a la elección del programa?

El secreto profesional cubre también los documentos. El art. 16.5.a de la LO 5/2024 incluye «la inviolabilidad y el secreto de todos los documentos y comunicaciones» del abogado relacionados con la defensa, y el art. 22.1 del Estatuto General lo extiende a los datos y documentos conocidos, emitidos o recibidos en el ejercicio profesional.

En el programa, eso exige acceso con usuario propio (sin cuentas compartidas), permisos por expediente o por equipo y el compromiso del proveedor de no usar los contenidos para otros fines, como entrenar modelos de IA. Si el programa graba llamadas o reuniones, recuerda que el art. 22.3 del Estatuto solo lo permite con previa advertencia y conformidad de todos los intervinientes.

¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación de un expediente?

No hay un plazo único. El RGPD exige no conservar datos identificativos más tiempo del necesario (art. 5.1.e), pero otras normas obligan a guardar ciertos documentos: si el encargo está sujeto a la ley de prevención del blanqueo, diez años (art. 25 de la Ley 10/2010). Para posibles reclamaciones del cliente, la referencia es el plazo de prescripción aplicable.

La Ley 10/2010 alcanza a los abogados que participan en operaciones por cuenta de clientes como compraventas de inmuebles o entidades comerciales, gestión de fondos o cuentas, o creación y gestión de sociedades, entre otras (art. 2.1.ñ).

Ejemplo resuelto, con fechas supuestas:

1. Asesoramiento en la compraventa de un local, sujeto a la Ley 10/2010. La operación se ejecuta el 15 de marzo de 2026.
2. Documentación de diligencia debida y de la operación: 15/03/2026 + 10 años = conservar hasta el 15 de marzo de 2036 (art. 25.1.a y b).
3. Desde el 15 de marzo de 2031 (cinco años después), solo deben acceder a ella los órganos de control interno y quienes se encarguen de la defensa legal (art. 25.1).
4. Plazo general de las acciones personales sin plazo especial: cinco años desde que pueda exigirse el cumplimiento (art. 1964.2 del Código Civil). Comprueba si corresponde un plazo especial.
5. Vencido el plazo fijado, se eliminan los datos que ya no sean necesarios y se deja constancia.

Un programa ayuda si permite cerrar el expediente con fecha, anotar el plazo de conservación y localizar lo que toca revisar. Con las copias de seguridad, una copia que nadie ha intentado restaurar no acredita la capacidad de restaurar del art. 32.1.c RGPD: conviene probarla periódicamente.

¿Dónde encaja la hoja de encargo?

Es el primer documento del expediente: delimita el objeto, las actuaciones incluidas y excluidas y la información dada al cliente. El art. 15.1 de la LO 5/2024 reconoce al cliente el derecho a pedirla por escrito, y el art. 15.2 exige incluir la información de protección de datos del art. 13 RGPD. Archívala firmada y fechada en el expediente desde el primer día; contenido y modelo orientativo en hoja de encargo del abogado.

¿Qué es LexNET y cómo se relaciona con el programa de gestión?

Según el Ministerio de Justicia, LexNET es la plataforma de intercambio seguro de información entre los órganos judiciales y los profesionales que se relacionan con la Administración de Justicia, con efectos legales plenos. Permite presentar escritos y documentos, trasladar copias y recibir notificaciones, y lo regula el Real Decreto 1065/2015.

• Uso obligatorio. El art. 273.1 LEC obliga a todos los profesionales de la justicia a usar los sistemas telemáticos existentes para presentar escritos y documentos; el art. 273.3.c incluye a quienes ejercen una profesión de colegiación obligatoria. El escrito principal lleva firma electrónica basada en un certificado cualificado (art. 273.4).
• Acceso con certificado. El alta se hace con el certificado del usuario y la valida el administrador del colectivo (anexo IV del RD 1065/2015); cada usuario autorizado de un buzón accede con su propio certificado (art. 19.2).
• Vías de conexión. El anexo IV prevé la web de LexNET, plataformas profesionales reconocidas por el Ministerio y servicios web u otros mecanismos que este determine. El portal del Ministerio indica que LexNET interopera con «una gran variedad de sistemas propios» de los profesionales y publica manuales de integración.

Para la gestión, lo importante es el método: cada notificación se guarda en su expediente el mismo día, se anota la fecha que determina el cómputo y se registra el plazo. Si un programa afirma conectarse con LexNET, pregunta al proveedor por qué vía lo hace.

¿Cómo encaja Amara en la gestión del despacho?

Amara es una plataforma de IA jurídica que trabaja dentro del expediente. La gestión de expedientes reúne cliente, hechos, documentos, tareas, plazos y entregas de cada asunto, con alta de casos por dictado, subiendo documentos o a mano, y exportación a PDF y DOCX.

El copiloto jurídico trabaja con el contexto del expediente (estrategia, riesgos, plazos y borradores) y responde preguntas sobre todo el despacho, como qué asuntos requieren atención hoy. Si solo necesitas ordenar consultas y clientes, LexCRM ofrece un tablero por estados con tareas y próximas acciones, por 9,99 €/mes + IVA con los tres primeros meses gratis, y la consulta aceptada pasa a expediente. La base de datos y los archivos se almacenan en la UE y los datos del despacho no se usan para entrenar la IA (seguridad y protección de datos). Amara organiza, propone y redacta; el abogado revisa, firma y decide.

Preguntas frecuentes

¿Existe un programa de gestión de despachos de abogados totalmente gratis?

Con herramientas generales gratuitas (hoja de cálculo, calendario y carpetas) se monta una gestión básica, y hay herramientas gratuitas para tareas concretas, como calcular plazos. Antes de subir datos de clientes, comprueba el contrato de encargado y las medidas de seguridad (arts. 28 y 32 RGPD).

¿Puedo usar una hoja de cálculo como programa de gestión?

Sí, como índice de expedientes para empezar. Le faltan avisos fiables, trazabilidad de cambios y permisos por expediente, así que apunta cada plazo también en un calendario con aviso.

¿Es obligatorio usar LexNET?

El art. 273 LEC obliga a los profesionales de la justicia, incluidos los de colegiación obligatoria, a usar los sistemas telemáticos existentes para presentar escritos y documentos. LexNET es la plataforma regulada por el Real Decreto 1065/2015 en el ámbito del Ministerio de Justicia.

¿Necesito registro de actividades de tratamiento si trabajo solo?

El art. 30.5 RGPD exime a las organizaciones de menos de 250 personas salvo que el tratamiento no sea ocasional, entrañe riesgo o incluya categorías especiales o datos penales. La gestión de clientes de un despacho es continuada, por lo que lo prudente es tenerlo.

¿Cuánto tiempo debo guardar los expedientes cerrados?

Depende del contenido. Si el encargo está sujeto a la Ley 10/2010, diez años para la documentación de diligencia debida y de las operaciones (art. 25). Para el resto, fija un plazo según la prescripción de las posibles acciones y elimina después lo innecesario (art. 5.1.e RGPD).

¿Qué debo pedir a un proveedor antes de usar su programa?

El contrato de encargado del tratamiento (art. 28.3 RGPD), dónde se almacenan los datos y si hay transferencias fuera del Espacio Económico Europeo, qué medidas de seguridad aplica, cómo se restauran las copias y si usa los contenidos del despacho para otros fines.

Fuentes consultadas el 29 de octubre de 2026: LexNET, Servicio Público de Justicia (Ministerio de Justicia); Real Decreto 1065/2015, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia y sistema LexNET (BOE), art. 19 y anexo IV; Ley 1/2000, de Enjuiciamiento Civil (BOE), art. 273; Reglamento (UE) 2016/679, RGPD (BOE), arts. 5, 28, 30, 32, 33 y 44; Ley Orgánica 5/2024, del Derecho de Defensa (BOE), arts. 15 y 16; Real Decreto 135/2021, Estatuto General de la Abogacía Española (BOE), art. 22; Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales (BOE), arts. 2 y 25; Código Civil (BOE), art. 1964. Si detectas un dato desactualizado, escríbenos a info@amaralegal.ai.