Anonimizar documentos antes de usar la IA

• Seudonimizar: los datos se sustituyen por códigos ([NOMBRE_1], [DNI_1]) y guardas aparte una tabla para revertirlos. Útil para trabajar un borrador con una IA y luego volver a poner los datos reales. Los datos seudonimizados siguen siendo datos personales.
• Anonimizar: los datos se eliminan sin posibilidad de volver a identificar a las personas. Es lo adecuado para compartir sentencias, modelos o escritos fuera del despacho.

Más sobre cómo usar la IA con datos de clientes en la plantilla de política de uso de IA, ChatGPT para abogados y Claude para abogados.

Que no son lo mismo. El artículo 4.5 del RGPD define la seudonimización como un tratamiento que impide atribuir los datos a una persona sin información adicional guardada por separado: el dato sigue siendo personal. El considerando 26 deja fuera del RGPD la información anónima, la que ya no permite identificar a nadie.

En la práctica, un texto seudonimizado con esta herramienta sigue siendo un texto con datos personales mientras exista la tabla de correspondencias: quien la tenga puede volver a identificar a las personas. Reduce el riesgo, pero no te exime de las obligaciones del RGPD, de la LOPDGDD ni del secreto profesional.

Para que un texto sea anónimo no basta con quitar el nombre y el DNI. Hay que valorar si, con lo que queda (un cargo, una fecha, una localidad pequeña, un hecho conocido), alguien podría saber de quién se habla. Esa valoración la hace el abogado, no un programa.

La herramienta detecta identificadores con un formato reconocible y los nombres que indicas o que van tras un tratamiento (D., Dña., Sr., Sra.). Revisa siempre el resultado, y en especial:

• Variantes de los nombres: si escribes «Juan Pérez García», el texto puede referirse también a «el Sr. Pérez», «Juan» o «J. P. G.». Añade cada variante en el campo de nombres.
• Direcciones y lugares: calles, números, fincas, localidades pequeñas o centros de trabajo no se detectan de forma automática.
• Datos de salud, menores y categorías especiales: diagnósticos, bajas médicas, condenas o datos de hijos menores requieren una revisión cuidadosa.
• Identificadores sin patrón fijo: números de procedimiento o de póliza, referencias catastrales, cuentas que no son IBAN españoles y teléfonos extranjeros.
• Fechas y códigos postales: vienen desmarcados por defecto. Actívalos si una fecha concreta (de nacimiento, de un accidente) o el código postal permiten identificar a alguien.
• Datos indirectos: el cargo de una persona en una empresa pequeña, su relación con otra parte o un hecho que salió en prensa pueden identificarla aunque no aparezca su nombre.

1. Copia el texto del escrito, contrato o resolución y pégalo en el cuadro. La herramienta trabaja con texto: si tienes un PDF o un Word, copia su contenido.
2. Elige el modo. Seudonimizar si vas a volver a poner los datos reales en el borrador final; anonimizar si el texto va a salir del despacho.
3. Escribe los nombres de las personas y empresas, separados por comas, con todas sus variantes.
4. Marca qué sustituir y pulsa «Limpiar texto».
5. Revisa el resultado línea a línea con la lista anterior y corrige a mano lo que falte.
6. Guarda la tabla de correspondencias (en modo seudonimizar) solo en el despacho, nunca junto al texto que entregas a la IA.
7. Revierte al terminar: sustituye los códigos por los datos reales en el borrador que te devuelva la IA y revísalo antes de firmar.