CRM gratis para abogados: qué incluyen, límites y RGPD

Respuesta rápida: sí hay CRM gratis que un abogado puede usar, pero con límites. Según sus webs oficiales, consultadas el 29 de octubre de 2026, HubSpot permite gratis hasta dos usuarios y 1.000 contactos; Zoho CRM, tres usuarios y 10 exportaciones de datos, y Bitrix24, 5 GB de almacenamiento. Antes de meter datos de clientes, revisa el contrato de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD), dónde se alojan los datos y cómo los sacas si te vas.

Un CRM gratuito es una forma razonable de empezar a ordenar consultas sin coste fijo. El problema llega después: el plan no admite al segundo abogado, exportar tiene un tope o nadie leyó las condiciones de protección de datos. Si buscas una comparativa general de CRM y programas para despachos, la tienes en Mejores CRM para abogados en España. Aquí nos centramos solo en lo «gratis»: qué ofrece de verdad, qué limita y cómo comprobarlo. No es asesoramiento jurídico.

¿Qué CRM tienen plan gratis para un despacho en octubre de 2026?

De los CRM que hemos comprobado hoy en su web oficial, tres anuncian un plan gratuito sin fecha de caducidad: HubSpot, Zoho CRM y Bitrix24. Pipedrive no tiene plan gratuito: ofrece una prueba de 14 días. Ninguno de los tres planes gratis es un CRM jurídico; son herramientas generales que el despacho tiene que adaptar.

Estas condiciones cambian a menudo: antes de decidir, revisa la página de precios del fabricante y guarda una captura fechada.

¿Un CRM gratis es gratis para siempre?

Depende de si es un plan gratuito o una prueba. El plan gratuito no caduca, pero limita usuarios, contactos o funciones; la prueba da acceso completo durante unos días y luego exige pagar. Los meses gratis al empezar tampoco son gratis para siempre.

• Plan gratuito permanente: el fabricante decide qué incluye y puede cambiarlo; el coste aparece al superar el límite.
• Prueba gratuita: sirve para evaluar, no para trabajar.
• Meses gratis al darse de alta: es el caso de LexCRM, gratis los tres primeros meses y después 9,99 €/mes + IVA.

¿Qué limitaciones suelen tener los CRM gratuitos?

Las más habituales son el número de usuarios, de contactos o registros, el almacenamiento, los topes de exportación y las funciones reservadas a planes de pago. Para un despacho pesan más los usuarios y la exportación, porque condicionan crecer y poder irse.

Usuarios

Dos o tres usuarios cubren a un abogado independiente con apoyo administrativo. Si entra alguien más, toca pagar o compartir credenciales, y compartir usuario impide saber quién ha visto o modificado cada ficha.

Contactos y registros

Un tope de contactos se agota antes de lo que parece, porque cuentan también las consultas que no llegan a ser clientes.

Ejemplo resuelto. Un despacho recibe 30 consultas nuevas al mes y las registra todas:

1. Contactos al año: 30 × 12 = 360.
2. Meses hasta llegar a 1.000 contactos: 1.000 ÷ 30 = 33,3 meses.
3. Resultado: en algo menos de tres años el despacho alcanza el límite de 1.000 contactos del plan gratuito de HubSpot, sin contar los contrarios, procuradores o peritos que también se registren como contactos.

Almacenamiento

Si el CRM guarda los documentos del cliente (DNI, contratos, informes médicos), unos pocos gigas se llenan pronto, y cuantos más documentos subas, más importa saber dónde se guardan.

Exportación de datos

Zoho CRM, por ejemplo, permite en su plan gratuito exportar datos hasta 10 veces. Para cambiar de herramienta necesitas sacar fichas, notas y archivos en un formato que otro programa pueda leer.

¿Qué dice el RGPD sobre usar un CRM con datos de clientes?

Cuando el despacho guarda datos de clientes en un CRM de un tercero, el despacho es responsable del tratamiento y el proveedor actúa como encargado. El art. 28.1 del Reglamento (UE) 2016/679 obliga a elegir «únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes» y el art. 28.3 exige un contrato u otro acto jurídico que lo vincule.

Ser gratuito no exime de nada de esto. El contrato de encargo, que en los servicios en la nube suele llamarse acuerdo de tratamiento de datos o DPA, debe incluir según el art. 28.3 RGPD, entre otros puntos, que el proveedor:

• trate los datos solo siguiendo instrucciones documentadas del despacho, también respecto de transferencias a terceros países (letra a);
• garantice la confidencialidad de las personas autorizadas a tratarlos (letra b);
• aplique las medidas de seguridad del art. 32, que menciona expresamente «la seudonimización y el cifrado» (letra c);
• a elección del despacho, suprima o devuelva todos los datos al terminar el servicio (letra g);
• facilite la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permita auditorías (letra h).

Además, el art. 28.2 impide al proveedor recurrir a otro encargado sin autorización previa por escrito del despacho, específica o general: pide y revisa la lista de subencargados. La AEPD resume el contenido mínimo del contrato en sus preguntas frecuentes y tiene directrices con cláusulas orientativas.

No olvides tu propio registro de actividades de tratamiento (art. 30 RGPD): el CRM es un tratamiento más y debe figurar en él con su encargado.

¿Importa dónde están los servidores del CRM?

Sí. Si los datos salen del Espacio Económico Europeo, se produce una transferencia internacional, y el art. 44 RGPD solo la permite si se cumplen las condiciones del capítulo V: una decisión de adecuación de la Comisión (art. 45) o garantías adecuadas como las cláusulas tipo de protección de datos (art. 46.2.c).

Que un CRM tenga infraestructura fuera de la UE no lo descarta, pero obliga a comprobar en su documentación legal:

1. En qué región se almacenan los datos de tu cuenta y si puedes elegir una región europea, también en el plan gratuito.
2. Qué subencargados intervienen y en qué países.
3. Qué base del capítulo V del RGPD usan para cada transferencia.

Por ejemplo, la página de producto de HubSpot habla de cifrado en tránsito y en reposo, pero no dice en qué país están los datos: hay que buscarlo en su documentación legal o preguntarlo por escrito.

¿Cómo afecta el secreto profesional a la elección de un CRM gratis?

Afecta directamente. El art. 16.1 de la Ley Orgánica 5/2024, del Derecho de Defensa, declara confidenciales todas las comunicaciones entre abogado y cliente, y su art. 16.5.a incluye en el secreto profesional «la inviolabilidad y el secreto de todos los documentos y comunicaciones» del abogado vinculados a la defensa.

Un CRM no es un simple listín: en las notas de una consulta aparecen hechos, estrategias y, a veces, datos de salud o de carácter penal, que el RGPD protege de forma reforzada (arts. 9 y 10). Por eso, además de lo anterior, comprueba:

• que cada persona del despacho tenga su propio usuario y permisos según lo que necesite ver;
• que el proveedor no use tus datos para fines propios, como entrenar modelos de IA o publicidad; la AEPD recuerda que el encargado no puede utilizar los datos para sus propias finalidades;
• que las integraciones gratuitas (correo, formularios, extensiones) no copien datos a terceros sin que lo sepas.

¿Cuánto acaba costando un CRM que empieza gratis?

El coste real aparece al superar el límite del plan o al terminar el periodo gratuito. Calcúlalo a doce meses con los usuarios y contactos que tendrás, no con los de hoy, y suma el IVA, que en servicios como estos es del 21 % (tipo general del art. 90 de la Ley 37/1992).

Ejemplo resuelto con LexCRM (precio publicado: 9,99 €/mes + IVA, los tres primeros meses gratis):

1. Meses de pago en el primer año: 12 − 3 = 9.
2. Base imponible: 9 × 9,99 € = 89,91 €.
3. IVA al 21 %: 89,91 × 0,21 = 18,88 €.
4. Total del primer año: 89,91 + 18,88 = 108,79 €. A partir del segundo año, 12 × 9,99 = 119,88 € + IVA.

Haz el mismo cálculo con el plan de pago al que te obligaría crecer en la herramienta gratuita. Para los precios de los planes de pago de otros CRM, consulta la comparativa de CRM para abogados o la web de cada fabricante.

Lista de comprobación para elegir un CRM gratis

Repásala antes de cargar el primer cliente y guarda copia de lo que compruebes.

1. Tipo de gratuidad: ¿plan permanente, prueba o meses gratis? ¿Qué pasa con los datos al terminar?
2. Usuarios: ¿cuántos incluye y cuántos tendrá el despacho dentro de un año?
3. Contactos y almacenamiento: calcula cuándo llegarás al límite con tu volumen de consultas.
4. Exportación: ¿cuántas veces, en qué formato y si incluye notas y archivos?
5. Contrato de encargado: ¿existe un DPA que cubra los puntos del art. 28.3 RGPD y se aplica también al plan gratuito?
6. Subencargados: ¿hay una lista pública y un sistema para avisar de cambios (art. 28.2)?
7. Ubicación de los datos: ¿región europea disponible? Si hay transferencias, ¿con qué base del capítulo V?
8. Uso de los datos por el proveedor: ¿los usa para entrenar IA, para publicidad o para estadísticas propias?
9. Permisos: ¿un usuario por persona y control de quién ve cada ficha?
10. Salida: ¿cómo se devuelven o suprimen los datos al darte de baja (art. 28.3.g)?
11. Registro de actividades: añade el CRM y su proveedor a tu registro del art. 30 RGPD.

¿Y si prefieres un CRM pensado para despachos?

Un CRM general gratuito te obliga a crear tú los estados, campos y permisos de un despacho; uno jurídico ya parte de las consultas, las áreas de práctica y el paso a expediente.

LexCRM, el CRM de Amara Legal, no es gratis para siempre: cuesta 9,99 €/mes + IVA, con los tres primeros meses gratis y sin permanencia. Ordena consultas y clientes en un tablero por estados (nuevo, contactado, falta documentación, listo para revisar, pendiente de pago, en trámite y cerrado), con tareas, próximas acciones y alertas de asuntos sin actividad, y da acceso a LexMarket. La base de datos y los archivos del despacho se almacenan en la UE, y el contrato de encargado del tratamiento y la lista de subencargados están publicados. Si el despacho lo necesita, la consulta aceptada pasa a expediente dentro de Amara. La IA prepara resúmenes y borradores de seguimiento; el abogado revisa, decide y responde.

Preguntas frecuentes

¿Hay un CRM jurídico gratis para siempre en España?

Entre las herramientas que hemos comprobado hoy, los planes gratuitos permanentes son de CRM generales (HubSpot, Zoho CRM y Bitrix24). Los CRM y programas jurídicos de nuestra comparativa ofrecían, según los datos recogidos allí el 22 de octubre de 2026, pruebas gratuitas, meses gratis o demostraciones, pero no un plan gratuito indefinido.

¿Puedo usar un CRM gratuito con datos de mis clientes?

Sí, si el proveedor actúa como encargado del tratamiento con un contrato que cumpla el art. 28 RGPD, ofrece garantías suficientes de seguridad y, si hay transferencias fuera del EEE, se apoya en una base del capítulo V del RGPD.

¿Necesito firmar un contrato de encargado con un CRM gratuito?

Sí. El art. 28.3 RGPD exige un contrato u otro acto jurídico y no distingue entre servicios gratuitos y de pago. Comprueba que el acuerdo de tratamiento del proveedor se aplica también al plan que usas.

¿Qué pasa con mis datos si dejo el CRM gratuito?

Depende del contrato. El art. 28.3.g RGPD obliga al encargado a suprimir o devolver los datos, a elección del responsable, al terminar el servicio. Antes de darte de baja, exporta todo y comprueba los topes de exportación del plan.

¿LexCRM es gratis?

Los tres primeros meses, sí. Después cuesta 9,99 €/mes + IVA, sin permanencia. No es un plan gratuito permanente.

Fuentes consultadas el 29 de octubre de 2026: Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos (EUR-Lex) y su texto en el BOE (DOUE-L-2016-80807), arts. 9, 10, 20, 28, 30, 32, 44, 45 y 46; AEPD, ¿Cuál sería el contenido del contrato de encargo de tratamiento?; AEPD, Directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento; Ley Orgánica 5/2024, del Derecho de Defensa (BOE), art. 16; Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE), art. 90; webs oficiales de HubSpot CRM, Zoho CRM (precios), Bitrix24 (precios) y Pipedrive (precios). Si detectas un dato desactualizado, escríbenos a info@amaralegal.ai.